Web-Konferenzsysteme ermöglichen synchrone Formen der Kommunikation auch in der präsenzlosen Lehre, bei der Beratung sowie bei Besprechungen mit Kolleginnen und Kollegen innerhalb und außerhalb der eigenen Universität. Darüber hinaus können die Konferenzanwendungen mit anderen Tools kombiniert werden, wie einem Lernmanagementsystem (lms.uni-mainz.de), einer Projektplattform (mattermost.gitlab.rlp.net) oder einer Anwendung zur Freigabe und gemeinsamen Bearbeitung von Dateien (seafile.rlp.net).
Folgend haben wir für Sie Hinweise zur erfolgreichen Durchführung von Webkonferenzen aufgeführt.
Die Programme, ihre Möglichkeiten und Grenzen
Für das Durchführen von Webkonferenzen werden von der JGU BigBlueButton (BBB) und Microsoft Teams (MST) unterstützt. Beide verfügen über die gleichen Grundfunktionen:
- Teilen von Audio und Video der Präsentierenden
- Präsentation eines Bildschirms
- Moderationstools und Chatfunktion
- Teilnahme von bis zu 250 Teilnehmenden
- Moderator*in kann Freigaben und Rederechte steuern
- Aufzeichnung durch Moderator*in
Je nach konkretem Besprechungs-, Beratungs- oder Lehr-Lernszenario eignet sich die eine oder andere Anwendung eher. Optionen sind bspw.:
- Integration in ein Projekt oder Lernmanagementsystem mit diversen Aktivitäten und Austauschformen (BBB in Projektplattform und LMS; MST zum Teilen von Dateien)
- Gleichzeitiges Video von bis zu 20 Teilnehmenden (BBB > MST)
- Audio-Teilnahme von bis zu 400 Personen (MST > BBB)
- Meldung oder Statusänderung über Handzeichen (BBB; MST)
- Teilen von Dateien (alle in unterschiedlicher Form)
- Kollaboration auf einem Whiteboard oder in einer Datei (alle in unterschiedlicher Form)
- Einfaches Aufteilen zu Kleingruppendiskussionen (BBB)
- Einfaches Einbinden von Live-Abstimmungen oder Quizzes (BBB)
- Daten liegen auf JGU-Servern (BBB) vs. Daten liegen in der Cloud (MST)
Moderation als Schlüssel zum Erfolg
Für die Moderation einer Konferenz ist eine geteilte Moderation hilfreich. Die Co-Moderatorin oder der Co-Moderator muss nicht notwendig inhaltlich versiert sein, hierbei geht es insbesondere um Unterstützung der Gesprächsführung, während Sie referieren. Die Co-Moderation kann vorher festgelegt werden, z.B. eine Hilfskraft oder ein Kollege. Kurzfristig kann diese Rolle jedoch auch von einer Teilnehmerin oder einem Teilnehmer übernommen werden.
Aufgaben der Co-Moderation können sein:
- Zulassen von Personen, die im Wartebereich sind
- Wortmeldungen der Teilnehmenden über die Chatfunktion und Statusänderung/Handheben im Blick behalten
- Unterstützung bei technischen Schwierigkeiten (z.B. „Bitte schalten Sie Ihr Mikrofon an.“)
- Protokollieren (auch in einem geteilten Dokument, z.B. der Agenda)
Unabhängig von der Anwendung ist es aus für alle Beteiligten hilfreich, dass in einem virtuellen Treffen die verfügbaren Moderationstools eingesetzt werden
- Handheben für eine Meldung
- Stummschalten aller Mikrofone
- Dynamische Rechtevergabe, um zwischen Präsentierenden zu wechseln
Organisation und Vorbereitung
Deutlicher als bei Präsenzveranstaltungen hängen Zugang und Teilnahme aller Beteiligten von der Vorbereitung der Webkonferenz ab.
In der Organisation einer Webkonferenz haben sich die folgenden Punkte positiv gezeigt:
Rechtzeitig vor der Konferenz
- Gehen Sie die Fragen mit Ihrem Szenario durch: Auswahlhilfe: Welches Konferenztool?
- Entscheiden Sie sich für eine Anwendung – und für eine Alternative
- Richten Sie eine Webkonferenz ein, legen Sie einen Termin an, speichern Sie den Zugang
- Entwerfen Sie eine Einladungsmail. Statt einer Anfahrtsbeschreibung gibt es hier technische Hinweise:
- Link zur Konferenz, ggf. Zugangscode
- Technische Anforderungen für die verschiedenen Systeme und Utensilien (Windows, Mac, Linux; Firefox, Chrome, Safari, Edge; Headset, ggf. Kamera)
- Die Bitte, den Zugang und die eigene Technik vorher einmal zu testen
- Die Bitte, sich beim Anmelden in der Konferenz mit Klarnamen + (ggf.) Institution anzumelden, damit die Teilnehmenden sich untereinander ansprechen können
- Testen Sie mit einigen Personen die genauen Szenarios, die eingesetzt werden sollen: Von der Einladungsmail bis zu einer Test -Webkonferenz
- Wenden Sie sich bei Fragen an digitale-lehre@uni-mainz.de. Sollten Sie an den Tagen der Konferenz Unterstützung haben wollen, teilen Sie dies auch rechtzeitig mit; nicht zuletzt auch, damit keine Serverwartung ausgerechnet an diesem Tag stattfindet.
Vorbereitung
- Bereiten Sie neben der Präsentation auch Handouts und unterstützende Dokumente vor, die geteilt werden sollen
- Bereiten Sie in einem Dokument Fragen vor, die den Teilnehmenden gestellt werden sollen – diese können in den Chat hineinkopiert werden
- Bereiten Sie Breakouträume vorab vor (mit Aufgaben, Input, ggf. Rollenverteilung Moderation etc.), damit die Zuteilung schnell erfolgen kann
- BBB: Wenn Sie eine Präsentation hochladen, wird diese in ein PDF umgewandelt. Akustische und visuelle Effekte aus z.B. PowerPoint werden entsprechend nicht in das PDF übernommen – beachten Sie dies bei der Gestaltung Ihrer Präsentation.
Kurzfristig vor der Konferenz
- Versenden Sie die Einladungsmail
- Stehen Sie für Fragen zur Verfügung. Wenn Sie hier Unterstützung brauchen, richten Sie sich gern rechtzeitig vorher an digitale-lehre@uni-mainz.de.
Während der Konferenz
- Zu Beginn der Konferenz: Führen Sie die Teilnehmenden in die Rahmenbedingungen und Funktionalitäten dieser Konferenz ein (Video&/Ton aus bis zum eigenen Wortbeitrag; Wortmeldung via Icon oder Chat; Nutzung von Chat und geteilten Dokumenten, Whiteboard etc.).
- Benutzen Sie nach Möglichkeit ein Headset, um Hintergrundgeräusche möglichst auszuschalten
- Wenn Sie Video nutzen, richten Sie Ihre Webcam so ein, dass Sie gut im Bild zu sehen sind (Sonne, Helligkeit im Raum, nicht zu weit weg)
- Achten Sie auf eine ruhige Umgebung (eventuell Fenster schließen)
- Sorgen Sie für sich für eine angenehme Position, in der Sie gut reden können (am besten stehen)
- Speichern Sie zum Ende das Chatprotokoll, Mitschriften, geteilte (bearbeitete) Dokumente etc. ab.
Nach der Konferenz
- Gehen Sie die abgespeicherten Dokumente durch und wählen Sie gezielt aus, was an alle versandt wird – aus Gründen des Datenschutzes, des Urheberrechts aber auch der inhaltlichen Orientierung.
Häufige Fragen und Fehler
F: Gibt es nicht einfach das beste Tool?
A: Leider nein. Auf den ersten Blick erfüllen alle Tools die grundlegenden Anforderungen sehr gut. Darüber hinaus kommt es darauf an, wer die Teilnehmenden sind (JGU-intern/extern) und was die Teilnehmenden tun oder lernen sollen (einem Vortrag zuhören, anonym eine Entscheidung in der Gruppe treffen etc.)
F: Mir gefällt Tool X – kann ich das nicht einfach einsetzen?
A: Die Auswahl der Anwendung sollte weniger von einer Präferenz der Organisierenden oder der Referierenden abhängen als von dem Ziel der Veranstaltung und den technischen Gegebenheiten bei den Teilnehmenden. Wenn die Teilnehmenden Ihre Inhalte nicht sehen können, oder die Datenanbindung auf Seiten von Teilnehmenden zu schwach ist, um eine Video-Konferenz mit allen Beteiligten durchzuführen, verlieren Sie Ihr Publikum. Das schwächste Glied in der Kette muss hier stärker als in Präsenz mitgedacht werden.
F: Welche Browser funktionieren am besten und einfachsten?
A: Für die meisten Szenarien laufen Chrome und Firefox am besten. Teilweise ist es erforderlich, Cookies extra zuzulassen und Plugins zu installieren. Die konkreten technischen Anforderungen finden Sie beim ZDV:
- https://www.zdv.uni-mainz.de/bigbluebutton/
- https://www.zdv.uni-mainz.de/haeufige-fragen-zu-microsoft-teams-an-der-jgu/