Diese Anleitung zeigt
- wie man Bewertungen aus Ilias exportiert und nach Jogustine importiert
- wie man Teilnehmende aus Jogustine exportiert und nach Ilias importiert
Bewertungen aus Ilias nach Jogustine
Vorbereitung in Jogustine
Bewertungen aus Ilias können nicht direkt nach Jogustine importiert werden; dies geschieht in einer dafür vorbereiteten Datei außerhalb der Plattformen. Um die Datei im notwendigen Format anzulegen, ist als erster Schritt ein Export der Prüflinge aus Jogustine notwendig. Bitte loggen Sie sich hierzu ins Webportal Jogustine ein und öffnen Sie (entweder in Ihren eigenen Prüfungen oder über das StellvertreterInnenmenü) die betreffende Prüfung und dort die Teilnehmendenliste.
Über der Teilnehmendenliste befindet sich der Button zum Exportieren der Teilnehmenden.
Nachdem Sie auf „Exportieren“ geklickt haben, gelangen Sie zu dieser Maske, in der Sie das Herunterladen der Prüflings-Liste erneut per Klick aktivieren müssen.
Suchen Sie gezielt einen Pfad aus, unter dem Sie Ihre Datei leicht wiederfinden. Den Ablageort der Datei können Sie frei wählen. Das Format muss jedoch zwingend ein Textformat sein (und ist so voreingestellt).
Notenexport aus Ilias
Bitte loggen Sie sich nun mit Ihrem JGU-Account in Ilias ein: https://Ilias.uni-mainz.de
In Ilias rufen Sie nun die Prüfung auf, deren Noten Sie exportieren möchten. Wählen Sie den Reiter „Administration“ aus. Der Menüpunkt „Notenexport“ ist dann als erster Unterpunkt bereits ausgewählt.
Nun wählen Sie die bereits aus Jogustine exportierte Datei aus. Klicken Sie hierfür „Durchsuchen“ an. Die kursiv angegebenen Informationen zum Textformat sind in der Exportdatei automatisch eingestellt und müssen nicht mehr weiterbearbeitet werden.
Suchen Sie die entsprechende Datei auf Ihrem Computer und öffnen Sie diese.
Der Speicherort der Datei wird nun angezeigt.
Nun bitte „Hochladen“ anklicken und in dem folgenden Dateidownloadfenster „Speichern“ auswählen, falls es nicht automatisch gespeichert wird.
Das Hochladen der Jogustine-Datei in Ilias und das Abspeichern der mit Noten gefüllten Datei auf Ihrem Rechner geht fließend ineinander über. Es ist kein Zwischenschritt notwendig.
Je nach Betriebssystem und Ihren persönlichen Einstellungen darin werden Sie möglicherweise nach einem Wunschspeicherort gefragt, in den die Datei abgelegt werden soll. Wird die Datei automatisch im Ordner Downloads gespeichert, erscheint eine Meldung, mit Hilfe derer Sie die Datei öffnen können.
Sollten Sie eine Prüfung exportieren, die aus mehreren parallelen Prüfungen besteht, können Sie die Noten der Einzelveranstaltung nacheinander exportieren.
Sie beginnen nun wieder mit dem vorher beschriebenen Hochladen der Datei und laden nun die erste zuvor aus Ilias heruntergeladene Datei wieder hoch. Die Noten der parallelen Prüfung werden nun hinzugefügt. Diesen Schritt können Sie beliebig oft wiederholen. Es ist nur notwendig, immer die vorher erstellte Datei hochzuladen. Auf diese Weise erhalten Sie am Schluss ein einziges Dokument, das alle Noten der verschiedenen Durchgänge beinhaltet.
Wenn Sie den Export aller Prüfungen abgeschlossen haben, können Sie sich in Ilias abmelden.
Notenimport in Jogustine
Um die Bewertungen aus der Datei in Jogustine zu importieren, öffnen Sie die Liste der Teilnehmenden der betreffenden Prüfung und klicken Sie auf „Importieren “.
Hinweis: Genau wie bei der direkten Eingabe in Jogustine können auch beim Import nur Noten aus dem jeweils hinterlegten Bewertungssystem eingetragen werden. Das für die vorliegende Prüfung relevante Bewertungssystem ist immer in der Tabelle darunter zu sehen.
Nach dem Klick auf „Importieren“ muss über die Schaltfläche „Durchsuchen“ die aus Ilias exportierte Datei mit den Bewertungen hinzugefügt werden.
Sobald die Datei im Feld nebendran erscheint, kann der Import gestartet werden.
Nach Abschluss des Imports werden Ihnen die korrekten Bewertungen angezeigt; für die Bewertungen, die nicht importiert werden konnten, erscheint der Hinweis „Bewertung nicht plausibel“. Dies kann z.B. zustande kommen, wenn das Bewertungssystem Einzelnoten verlangt, aber in der Quelle, aus der exportiert wurde, bestanden/ nicht bestanden eingetragen war. Auch dürfen in der Regel nach dem Komma nicht alle Zahlen vorkommen, sodass z.B. eine 2,5 nicht importiert werden kann.
Sofern Sie die Bewertungen übernehmen wollen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Dies können Sie auch im Falle nicht plausibler Bewertungen gefahrlos tun, da nur die korrekten Bewertungen übernommen werden. Die anderen Felder bleiben leer und können entweder manuell hier nachbearbeitet oder durch einen neuen Import nachgetragen werden.
Nun müssen die Bewertungen gespeichert werden - dies kann ohne TAN-Eingabe vorgenommen werden. Das Speichern alleine lässt Ihnen auch weiterhin die Möglichkeit, die Bewertungen zu bearbeiten. Falls Sie aber die Bewertungen auch veröffentlichen und damit fixieren möchten, klicken Sie nach dem Speichern auf „Freigeben“. Nachdem Sie diesen Vorgang per TAN-Eingabe abgeschlossen haben, ist die erste Stufe der Veröffentlichung erledigt. (Die Bewertungen werden für die Studierenden aber erst nach der weiteren Veröffentlichung durch das Studienbüro sichtbar.)
BenutzerInnen-Import in Ilias aus einer Jogustine-Excel-Datei
Bedingung: Teilnehmende müssen in Jogustine für die Klausur angemeldet sein - es ist nicht möglich, KursteilnehmerInnen zu exportieren.
1. Export der KlausurteilnehmerInnen aus Jogustine
Loggen Sie sich in Jogustine ein (https://jogustine.uni-mainz.de) und navigieren Sie zum Kurs und zur Liste der KlausurteilnehmerInnen:
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Exportieren" direkt oberhalb der Liste:
Die folgende Ansicht wird angezeigt, klicken Sie auf "Liste herunterladen".
Speichern Sie die Liste als .txt-Datei (so ist sie bereits eingestellt, einfach "Speichern" klicken).
Im nächsten Schritt müssen Sie die Datei so bearbeiten, dass Ilias sie akzeptiert.
2. Umwandeln einer txt-Datei aus Jogustine in ein Ilias-kompatibles Format
Öffnen Sie Excel. Suchen Sie in der geöffneten, leeren Mappe über „Datei > Öffnen“ nach der .txt-Datei.
Stellen Sie in Excel neben „Dateiname“ statt „Alle Exc.el-Dateien“ im Drop-Down Feld „Alle Dateien“ oder „Textdateien“ ein, damit auch .txt-Dateien angezeigt werden.
Nach dem Klick auf "Öffnen" startet der Textkonvertierungs-Assistent. Normalerweise sind die voreingestellten Werte korrekt.
Klicken Sie im letzten Textkonvertierungs-Fenster auf „Fertig stellen“:
Die geöffnete Datei sollte etwa so aussehen:
- A text file (*.txt) in the following format: Each line contains a matriculation number (or user name).
To use a text file for import: Select only the column containing the matriculation numbers and paste them into an empty txt file. Ensure that the matriculation numbers are listed vertically in the .txt file, without additional spaces. You can then use this txt file to import into Ilias.
Wählen Sie die Spalte mit den Matrikelnummern aus. Kopieren Sie sie in eine neue, leere .txt-Datei ein. Achten Sie darauf, dass die Matrikelnummern ohne Leerzeichen in der txt-Datei untereinanderstehen:
Mit dieser txt.-Datei können Sie den Import in Ilias starten.
3. Import der Datei in Ilias
Wechseln Sie zu Ililas, öffnen Sie die entsprechende Gruppe oder den Kurs, in dem sich die Klausur befindet. (Achten Sie darauf, nicht in die Klausur selbst zu importieren!). Klicken Sie auf das Tab "Teilnehmer" und starten Sie den Import.
Sie können über die Funktion „Mitglieder > Teilnehmerexport“ prüfen, ob es geklappt hat.