Import-Export Ilias-Jogustine

Diese Anleitung zeigt

• wie man Bewertungen aus Ilias exportiert und nach Jogustine importiert
• wie man Teilnehmer aus Jogustine exportiert und nach Ilias importiert

 

Bewertungen aus Ilias nach Jogustine

Vorbereitung in Jogustine

Bewertungen aus Ilias können nicht direkt nach Jogustine importiert werden; dies geschieht in einer  dafür vorbereiteten Datei außerhalb der Plattformen. Um die Datei im notwendigen Format  anzulegen, ist als erster Schritt ein Export der Prüflinge aus Jogustine notwendig. Bitte loggen Sie  sich hierzu ins Webportal Jogustine ein und öffnen Sie (entweder in Ihren eigenen Prüfungen oder  über das Stellvertretermenü) die betreffende Prüfung und dort die Teilnehmerliste.

Über der Teilnehmerliste befindet sich der Button zum Exportieren der Teilnehmer.

 

Nachdem Sie auf „Exportieren“ geklickt haben, gelangen Sie zu dieser Maske, in der Sie das  Herunterladen der Prüflings-Liste erneut per Klick aktivieren müssen.

 

Suchen Sie gezielt einen Pfad aus, unter dem Sie Ihre Datei leicht wiederfinden. Den Ablageort der  Datei können Sie frei wählen. Das Format muss jedoch zwingend ein Textformat sein (und ist so  voreingestellt).

 

Notenexport aus Ilias

Bitte loggen Sie sich nun mit Ihrem JGU-Account in Ilias ein: https://Ilias.uni-mainz.de

In Ilias rufen Sie nun die Prüfung auf, deren Noten Sie exportieren möchten. Wählen Sie den  Reiter „Administration“ aus. Der Menüpunkt „Notenexport“ ist dann als erster Unterpunkt  bereits ausgewählt.

Nun wählen Sie die bereits aus Jogustine exportierte Datei aus. Klicken Sie hierfür „Durchsuchen“ an. Die  kursiv angegebenen Informationen zum Textformat sind in der  Exportdatei automatisch eingestellt und müssen nicht mehr weiterbearbeitet werden.

Suchen Sie die entsprechende Datei auf Ihrem Computer und öffnen Sie diese.

Der Speicherort der Datei wird nun angezeigt.

Nun bitte „Hochladen“ anklicken und in dem folgenden Dateidownloadfenster „Speichern“   auswählen, falls es nicht automatisch gespeichert wird.

 

Das Hochladen der Jogustine-Datei in Ilias und das Abspeichern der mit Noten gefüllten  Datei auf Ihrem Rechner geht fließend ineinander über. Es ist kein Zwischenschritt  notwendig.

Je nach Betriebssystem und Ihren persönlichen Einstellungen darin werden Sie möglicherweise nach  einem Wunschspeicherort gefragt, in den die Datei abgelegt werden soll. Wird die Datei automatisch  im Ordner Downloads gespeichert, erscheint eine Meldung, mit Hilfe derer Sie die Datei öffnen  können.

Sollten Sie eine Prüfung exportieren, die aus mehreren parallelen Prüfungen besteht, können Sie die Noten der Einzelveranstaltung nacheinander exportieren.

Sie beginnen nun wieder mit dem vorher beschriebenen Hochladen der Datei und laden nun die erste  zuvor aus Ilias heruntergeladene Datei wieder hoch. Die Noten der parallelen Prüfung werden  nun hinzugefügt. Diesen Schritt können Sie beliebig oft wiederholen. Es ist nur notwendig, immer  die vorher erstellte Datei hochzuladen. Auf diese Weise erhalten Sie am Schluss ein einziges  Dokument, das alle Noten der verschiedenen Durchgänge beinhaltet.

Wenn Sie den Export aller Prüfungen abgeschlossen haben, können Sie sich in Ilias abmelden.

 

Notenimport in Jogustine

Um die Bewertungen aus der Datei in Jogustine zu importieren, öffnen Sie die Liste der Teilnehmer  der betreffenden Prüfung und klicken Sie auf „Importieren “.

Hinweis: Genau wie bei der direkten Eingabe in Jogustine können auch beim Import nur Noten aus  dem jeweils hinterlegten Bewertungssystem eingetragen werden. Das für die vorliegende Prüfung  relevante Bewertungssystem ist immer in der Tabelle darunter zu sehen.

 

Nach dem Klick auf „Importieren“ muss über die Schaltfläche „Durchsuchen“ die aus Ilias exportierte  Datei mit den Bewertungen hinzugefügt werden.

Sobald die Datei im Feld nebendran erscheint, kann der Import gestartet werden.

 

Nach Abschluss des Imports werden Ihnen die korrekten Bewertungen angezeigt; für die Bewertungen,  die nicht importiert werden konnten, erscheint der Hinweis „Bewertung nicht plausibel“. Dies kann  z.B. zustande kommen, wenn das Bewertungssystem Einzelnoten verlangt, aber in der Quelle, aus der  exportiert wurde, bestanden/nicht bestanden eingetragen war. Auch dürfen in der Regel nach dem Komma nicht alle Zahlen vorkommen, sodass z.B. eine 2,5 nicht importiert werden kann.

 

Sofern Sie die Bewertungen übernehmen wollen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche. Dies  können Sie auch im Falle nicht plausibler Bewertungen gefahrlos tun, da nur die korrekten  Bewertungen übernommen werden. Die anderen Felder bleiben leer und können entweder manuell  hier nachbearbeitet oder durch einen neuen Import nachgetragen werden.

Nun müssen die Bewertungen gespeichert werden, - dies kann ohne TAN-Eingabe vorgenommen  werden. Das Speichern alleine lässt Ihnen auch weiterhin die Möglichkeit, die Bewertungen zu  bearbeiten. Falls Sie aber die Bewertungen auch veröffentlichen und damit fixieren möchten, klicken Sie nach dem Speichern auf „Freigeben“ . Nachdem Sie diesen Vorgang per TAN-Eingabe abgeschlossen haben, ist die erste Stufe der Veröffentlichung erledigt. (Die Bewertungen werden für die Studierenden  aber erst nach der weiteren Veröffentlichung durch das Studienbüro sichtbar.)

Benutzerinnen- und Benutzer-Import in Ilias aus einer Jogustine-Excel-Datei

Alle Lehrenden und Studierenden, die über einen JGU-Account verfügen, werden nach ihrem ersten  Einloggen in Ilias automatisch registriert.

Zur Organisation von E-Klausuren in Ilias gehört die Erstellung von Gruppen oder Kursen. Benutzer können sich selbst als Gruppen- oder Kursmitglieder einschreiben, wenn sie in Ilias die nötigen Berechtigungen haben. Alternativ muss der Gruppen- bzw.  Kursadministrator sie in die Gruppe bzw. den Kurs importieren. Zum Zweck des Imports können folgende  Dateiformate verwendet werden:

• Eine Textdatei (*.txt) im folgenden Format: Jede Zeile enthält eine Matrikelnummer oder einen  Benutzernamen.

Hinweis: Die technische Möglichkeit, eine txt-Datei mit allen bereits aus Jogustine exportierten  Prüflingen direkt ohne Bearbeitung zu importieren, ist derzeit noch in Bearbeitung. Bis diese bereitsteht, muss die aus Jogustine exportierte txt-Datei wie im nachfolgenden Unterkapitel „Umwandeln  einer txt-Datei aus Jogustine in ein Ilias-kompatibles Format“ beschrieben bearbeitet und in ein passendes Format umgewandelt werden.

• Eine Exceldatei (*.xls, *.xlsx) oder eine CSV-Datei (*.csv): Damit die Benutzer importiert werden  können, muss die Tabelle im richtigen Format hochgeladen werden. Es gibt zwei verschiedene:

1. Die Tabelle hat in der ersten Zeile Spaltenüberschriften: Wenn die Tabelle in der ersten Zeile die vier Spaltenüberschriften Nachname, Vorname, Matrikelnummer und E-Mail Adresse enthält, dann ist die Reihenfolge in der Tabelle egal und wird automatisch erkannt. Die  Schreibweise muss exakt in die Tabelle kopiert werden, sonst wird eine Fehlermeldung  angezeigt. Andere Spalten werden ignoriert.
2. Die Tabelle hat keine Spaltenüberschriften: In diesem Fall müssen die Spalten in der richtigen  Reihenfolge in der Tabelle angelegt werden. Die Reihenfolge der 1. bis zur 4. Spalte ist Nachname, Vorname, Matrikelnummer, E-Mail-Adresse. Die erste Zeile ist direkt ein zu  importierender Benutzer.
3. Der Import in Ilias erfolgt bei diesem Verfahren in 2 Schritten:

1. Schritt: BenutzerInnen-Registrierung in Ilias

Wird die Benutzerin oder der Benutzer über seine Matrikelnummer in Ilias  gefunden, muss er oder sie natürlich nicht mehr registriert werden.

Wird die Person in Ilias nicht gefunden (weil sie sich noch nie dort eingeloggt hat),  wird im zentralen Verzeichnis der JGU nach dem entsprechenden JGU-Account  gesucht. Findet sich der JGU-Account dort, dann wird die Person damit in Ilias registriert.

Gibt es diesen JGU-Account noch nicht (z.B. weil er noch nicht freigeschaltet ist),  dann wird in Ilias ein lokaler Ilias-Account mit dem Account-Namen zdv_Matrikelnummer und gleichlautendem Passwort angelegt.

Sollte ausnahmsweise in der Excel-Datei keine Matrikelnummer enthalten sein, wird ein lokaler Ilias-Account mit dem Account-Namen zdv_Name angelegt. Bei der Generierung des Passworts kann man auswählen zwischen einem zufallsgeneriertemn Passwort, das per E-Mail zugeschickt wird, oder einem Passwort, das dem  Benutzernamen entspricht. Die Teilnehmenden können beim ersten Einloggen mit diesem Account das Passwort dafür selbst anpassen.

Bemerkung: Die lokalen Ilias-Accounts sind keine JGU-Accounts. Da im Format der  Textdatei keine Namen, Vornamen und Email-Adressen angegeben sind, können in diesem Fall keine lokale Ilias-Accounts erstellt werden.

2. Schritt: BenutzerInnen-Import in die Gruppe bzw. den Kurs

Nach Abschluss des ersten Schritts erfolgt der BenutzerInnen-Import in die Gruppe  bzw. in den Kurs. Es wird empfohlen, den Erfolg dieses BenutzerInnen-Imports mit  Hilfe der Funktion „Mitglieder > Teilnehmerexport“ zu überprüfen (bei doppelten  Vor- sowie Nachnamen werden beispielsweise Ziffern an den Benutzernamen  angehängt).

Umwandeln einer txt-Datei aus Jogustine in ein Ilias-kompatibles Format

Um exportierte Teilnehmer aus Jogustine in Ilias importieren zu können, muss mit der aus Jogustine gezogenen txt-Datei (s. Kapitel „Vorbereitung in Jogustine für den Bewertungsimport“) folgendermaßen verfahren werden.

Voraussetzung dafür ist, dass die zu exportierenden Studierenden in Jogustine bereits als Prüfungsteilnehmer angemeldet sind, da man keine Lehrveranstaltungsteilnehmer exportieren kann.

Öffnen Sie Excel und suchen Sie in der geöffneten, leeren Mappe über „Datei > Öffnen“ nach der txt-Datei. Falls Ihnen die txt-Datei nicht angezeigt wird und Sie sie deswegen nicht zum Öffnen in Excel auswählen können, stellen Sie in Excel neben „Dateiname“ statt „Alle Excel-Dateien“ im Drop-Down Feld „Alle Dateien“ oder „Textdateien“ ein.

Der Textkonvertierungs-Assistent öffnet sich.

Meist sind die voreingestellten Werte korrekt. In älteren Excel-Versionen können andere Voreinstellungen vorliegen und  müssen dann entsprechend geändert werden.

Klicken Sie im dritten und letzten Textkonvertierungs-Fenster auf „Fertig stellen“ .

Anschließend sieht Ihre Datei so aus:

Nun haben Sie zwei Möglichkeiten, um eine Import-Datei zu erstellen:

Entweder Sie markieren nur alle Matrikelnummern und fügen diese in eine txt-Datei ein. Achten Sie  darauf, dass die Matrikelnummern ohne Leerzeichen in der txt-Datei untereinanderstehen. Mit dieser  txt.-Datei können Sie den Import in Ilias starten.

Alternativ können Sie für den Import die Excel-Datei benutzen, müssen diese allerdings so bearbeiten, dass sie folgendem Schema entspricht: Name, Vorname, Matrikelnummer, E-Mail. Die E-Mail-Adresse darf nicht ausgelassen werden und muss ggf. nachgetragen werden. Die Datei sollte keine  Überschriften enthalten.